অফিস ব্যবস্থাপকের প্রধান কাজ কী?, একজন ব্যবস্থাপক কিভাবে এর দায়িত্ব পালন করে প্রতিষ্ঠানের লক্ষ অর্জন করতে পারেন আলােচনা করা।

অফিস ব্যবস্থাপকের প্রধান কাজ কী?,

ব্যবস্থাপনার কার্যাবলী
কোন ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের মালিকের অধিনে এক বা একাধিক ব্যবস্থাপক কাজ করতে পারেন। নিদিষ্ট মেয়াদের শুরুতে মালিক ব্যবস্থাপককে কাজের একটা লক্ষ্য স্থির করে দেন এবং মেয়াদ শেষে ব্যবস্থাপকের কাছ থেকে লক্ষের বিপরীতে ফলাফল আশা করেন। ব্যবস্থাপকের লক্ষ্য অর্জনের জন্য নিচের ৬টি উপাদানের প্রয়োজন হয় যাকে সংক্ষেপে ৬M বলে।

• কাঁচামাল (Materials)
• যত্নপাতি (Machine)
• জনশক্তি (Manpower)
• প্রযুক্তি (Method)
• অর্থ (Money)
• বাজার (Market)

উপরের ৬টি উপাদান ব্যবহার করে ব্যবস্থাপক তার লক্ষ্য অর্জনের জন্য সচেষ্ট হন। এর জন্য ব্যবস্থাপককে নিচের মূল কার্যাবলী সম্পাদন করতে হয়।

• পরিকল্পনা করা (Planning)
• সংগঠিত করা (Organizing)
• পরিচালনা করা (Leading)
• নিয়ন্তন করা (Controlling)
• উপরের কার্যাবলীকে সংক্ষেপে POLC বলা হয়।

একজন ব্যবস্থাপক কিভাবে এর দায়িত্ব পালন করে প্রতিষ্ঠানের লক্ষ অর্জন করতে পারেন আলােচনা করা।

১. দূরদর্শিতা
একজন ব্যবস্থাপকের দলকে দিয়ে কাজ করিয়ে নিতে হয়। সেই দলের কর্মক্ষমতা বিবেচনা করে প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি নির্দিষ্ট লক্ষ্য নির্ধারণের দূরদর্শিতা থাকতে হয়।

২. সময়ের সদ্ব্যবহার
প্রতিষ্ঠানের অগ্রগতির কথা চিন্তা করে কোনো কাজ শুরু করতে খুব বেশি তাড়াতাড়িও যেন না হয়, আবার যেন খুব বেশি দেরিও না হয় সেজন্য সঠিক সময়ে সঠিক সিদ্ধান্ত নেবার ক্ষমতা থাকতে হবে। এই তিনটি গুণাবলি অর্জন করলে আপনি সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন। পাশাপাশি, আপনার দলকে দিক নির্দেশনা দিয়ে সফলতার পথে এগিয়ে নিয়ে যেতে পারবেন।

৩. নির্দিষ্ট লক্ষ্য নির্ধারণ করা
নির্দিষ্ট লক্ষ্য নির্ধারণ করতে পারা একজন ব্যবস্থাপকের অন্যতম গুণ। গুগলের (Google) গবেষণা অনুযায়ী, একজন ভালো ব্যবস্থাপকের প্রধান গুণ হলো লক্ষ্য ও কৌশল সম্পর্কে পরিষ্কার ধারণা থাকা।

লক্ষ্য নির্ধারণ করাটা শুধুমাত্র কাজের দিক নির্দেশনার জন্য জরুরি না, পাশাপাশি কর্মীদের কাজের উদ্যম বাড়িয়ে দেয়। এক্ষেত্রে, প্রতিটি কর্মীর কাজ নির্দিষ্ট করে দেবার পাশাপাশি নির্দিষ্ট সময়সীমার মাঝে ছোট ছোট কাজের লক্ষ্য নির্ধারণ করে দিতে হয়, যাতে কর্মীদের কাজের অগ্রগতি দ্রুত হয়। একবার লক্ষ্য নির্ধারণ করে দেওয়া হলে ম্যানেজার হিসেবে আপনার দায়িত্ব হবে কর্মীদের কাজের তদারকি করে, তাদের কাজ ঠিকমতো হচ্ছে কিনা তা দেখাশোনা করা।

৪. সঠিক কর্মীকে সঠিক কাজ দেওয়া
ব্যবস্থাপনা বলতে বোঝায়, অন্যদেরকে দিয়ে কাজ আদায় করে নেওয়া। এক্ষেত্রে, সম্পূর্ণ কাজটির দায়ভার যেন একজনের উপর না পড়ে সেদিকে ব্যবস্থাপকের খেয়াল রাখতে হয়। কাজের নির্দিষ্ট লক্ষ্য নির্ধারণের পর ব্যবস্থাপকের উপর যে দায়িত্বটি পড়ে তা হলো কাজ বন্টন।

একটি প্রতিষ্ঠানে অনেক কর্মী কাজ করেন। তারা একেকজন একেকটি কাজে দক্ষ। তাই একজন ভালো ব্যবস্থাপকের কাজ হবে দক্ষতা অনুসারে কর্মী নির্ধারণ। এক্ষেত্রে ব্যবস্থাপককে কর্মীর কর্মদক্ষতা, কাজ করার ধরণ, মানসিকতা সবকিছু বিবেচনা করে কাজ দিতে হবে। কেননা উপযুক্ত কর্মীর হাতে তার উপযুক্ত কাজ পড়লে লক্ষ্যে পৌঁছানো যেমন সহজ হয়ে যায়, তেমনি কাজটা ভালোও হয়।

৫. নিয়মিত কাজের আপডেট নেওয়া
অনেক ব্যবস্থাপক সহকর্মীর অনুভূতিতে আঘাত দেওয়ার ভয় থেকে কাজের আপডেট নিতে লজ্জা পান। কিন্তু নিয়মিত আপডেট নেওয়াই লক্ষ্যে পৌঁছানো ও কাজে উন্নতি করার জন্য খুবই জরুরি। একজন ব্যবস্থাপকের প্রাতিষ্ঠানিক সাক্ষাতকারের মাধ্যমে কাজের অগ্রগতি সম্পর্কে জানার চেয়ে প্রতিদিনের কাজের অগ্রগতি সম্পর্কে জেনে নেওয়ার অভ্যাসটি গড়ে তুলতে হবে। এই নজরদারির সময় কাজ সংক্রান্ত গুরুত্বপূর্ণ মন্তব্য কর্মীদের জানাতে হবে, যাতে তারা তাদের কাজ সম্পর্কে অনুপ্রাণিত হন, পাশাপাশি কাজটা আরো নিখুঁত হয়।

এই লক্ষ্য রাখার ক্ষেত্রে একজন সহকর্মীকে সাথে রাখতে পারেন, যে আপনার ভালো মন্দ বিবেচনা করে আপনার কাজের নিরপেক্ষ বিচার করতে পারবেন। ফলে আপনি নিজের কাজের একটি সুষ্ঠ বিচার পাবেন, যা দেখে আপনি কাজকে আরো নিখুঁত করতে পারবেন। এক্ষেত্রে আপনাকে হতে হবে উদার মনের, যাতে অন্যদের মতামত ঠান্ডা মাথায় বিচার করে আপনি সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।

৬. কাজের প্রতিচ্ছবি দেখার জন্য পর্যাপ্ত সময় হাতে রাখা
অতীত থেকে শিক্ষা নেওয়া ব্যবস্থাপকের জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ একটি বিষয়। যদিও বর্তমানের কাজ থেকে অনেক কিছু শেখা যায়, তারপরও পুরোপুরি গভীরভাবে শিক্ষা অর্জনের জন্য অতীতের অভিজ্ঞতা খুবই জরুরি। এজন্য আপনার হাতে পর্যাপ্ত সময় রাখতে হবে। তাড়াহুড়ো করে কাজ করলে গভীরভাবে বিশ্লেষণ করার সময়ও থাকবে না। এর ফলে অতীতের ফলাফলের পুনরাবৃত্তি বারবার হতেই থাকবে।

জীবনের বেশ কিছু মূল্যবান শিক্ষা বেশ কিছু সময় অপেক্ষা করলে পাওয়া যায়। এ বিষয়ে যুক্তরাষ্ট্রের সেনাবাহিনীর কর্ণেল পল রিসে বলেন, “আপনি যদি কিছুটা সময় অপেক্ষা না করে একটি কাজ থেকে আরেকটা কাজে নেমে পড়েন, তবে আপনার কাছে চিন্তা করার সুযোগ থাকবে না। পাশাপাশি, কোনটা সঠিক, কোনটা ভুল- সেটা বিবেচনা করাও সম্ভব হবে না।”

ব্যক্তিগত জীবন ও সংগঠন দুটি ক্ষেত্রেই কাজের প্রতিচ্ছবি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখতে পারে। নিজের কাজের অগ্রগতির দিকে খেয়াল রাখার জন্য প্রতি সপ্তাহ শেষে কাজের অগ্রগতি ও নির্ধারিত লক্ষ্যে পৌঁছানো গিয়েছে কিনা তার দিকে নজর রাখতে হবে। এর ফলে, নিজের অগ্রগতি সম্পর্কে নিরপেক্ষ ধারণা পাওয়া যায়। এই নিজস্ব বিবেচনা আপনার কাজে ভুল ত্রুটি সম্পর্কে বিস্তারিত ধারণা দিতে পারে, পাশাপাশি আপনার সংগঠনের লক্ষ্যের দিকে এগিয়ে নিতে সহায়তা করবে।

আপনি যখন আপনার কর্মীদের কাজকর্ম যাচাই বাছাই করবেন তখন অবশ্যই আপনাকে তাদের কাজকর্ম সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা করতে হবে। এক্ষেত্রে আপনার যে বিষয়টি মাথায় রাখতে হবে তা হলো এখানে সময়ের নির্দিষ্টতা থাকা যাবে না। প্রতিটি কর্মীর কাজকর্ম সম্পর্কে যতটুকু বলার ঠিক ততটুকুই বলতে হবে। পাশাপাশি, তাদের বক্তব্য শুনতে হবে। এভাবেই, কাজের প্রতিচ্ছবি দেখার জন্য উপযুক্ত সময় হাতে রেখে কাজ করলে আপনার লক্ষ্যে পৌঁছানো খুব সহজ হয়ে যাবে।

এই হলো, ভালো ব্যবস্থাপক হওয়ার গুরুত্বপূর্ণ ৬টি ধাপ। এই ধাপগুলো মেনে চললে আপনি কর্মজীবনে ব্যবস্থাপক হিসেবে সাফল্যের দিকে এগিয়ে যাবেই, পাশাপাশি প্রতিনিয়ত আপনার ব্যবস্থাপনার দক্ষতা দিনকে দিন আরো সমৃদ্ধ হবে।

দক্ষ ম্যানেজারের ১০ গুণ

১. ভালো একজন প্রশিক্ষক

দক্ষ ম্যানেজাররা শুধু নিজেদের তৈরি করেন না, তারা অন্যদেরকেও দক্ষ হিসেবে গড়ে তোলেন। দক্ষ ম্যানেজাররা সব সময় চেষ্টা করেন তার টিমের সবাই যেন দক্ষ হয়ে গড়ে ওঠে।

২. স্বাধীনতা দেওয়া

কাজের ক্ষেত্রে টিমের প্রতিটি সদস্যকে তার মতো কাজ করার স্বাধীনতা দেন একজন দক্ষ ম্যানেজার। তিনি টিমের ওপর ভরসা রাখেন এবং টিমের সদস্যদের বিকশিত হতে সাহায্য করেন।

৩. কাজের সঙ্গে সবাইকে সম্পৃক্ত করা

কোনো কাজ বা প্রোজেক্টের সঙ্গে টিমের সবাইকে সম্পৃক্ত করে নেওয়ার গুণ থাকে দক্ষ ম্যানেজারদের। এমন একটি পরিবেশ তারা তৈরি করেন যেখানে সবাই প্রশ্ন করতেপারে, নতুন আইডিয়া নিয়ে আসতে পারে এবং পরীক্ষা-নিরীক্ষা করার সুযোগ পায়।

৪. ফলাফলের জন্য কাজ করা

একজন দক্ষ ম্যানেজার সবসময় একটি লক্ষ্য আদায়ের জন্য টিমকে নিয়ে কাজ করেন। এবং ফলাফলের ভিত্তিতে কাজের মূল্যায়ন করেন। নির্দিষ্ট লক্ষ্যপূরণের উদ্দেশ্যে তিনি সবাইকে চালিত করেন।

৫. যোগাযোগের দক্ষতা

একজন দক্ষ ম্যানেজার, দক্ষ সমণ্বয়কারীও বটে। বিভিন্ন সূত্র থেকে তার কাছে খবর আসে এবং তিনি সেই খবর সঠিকভাবে টিমের কাছে পৌঁছে দেন। তিনি যেমন নির্দেশ দেন তেমনি অন্যদের কাছ থেকে সমস্যাসম্পর্কেও মনোযোগ দিয়ে শোনেন এবং দ্রুত সমাধান করেন। টিমের প্রত্যেকটি মানুষ যেন তার কাছে এসে কথা বলতে পারে তিনি সে সুযোগ রাখেন। গবেষণায় দেখা গেছে, গুগলের অনেক ব্যবস্থাপকই যোগাযোগের ঘাটতির কারণে দায়িত্ব পালনে ব্যর্থ হয়েছেন।

৬. ক্যারিয়ারের উন্নয়নে জোর দেন

টিম কী দেবে সেটা চিন্তা না করে দক্ষ ম্যানেজার ভাবেন তিনি টিমকে কী দিতেপারেন। ভবিষ্যতের চ্যালেঞ্জ মোকাবেলার জন্য টিমকে তৈরি করেন তিনি। টিমের উন্নয়নের জন্য যা করার দরকার সেটা করতে তিনি দ্বিধাবোধ করেন না। টিমের সদস্যদের কাছ থেকে তাদের পরিকল্পনা শোনেন, তারা কী করতে চান, কী শিখতে চান তা জানেন এবং তাদের ক্যারিয়ার ডেভলপমেন্টের জন্য যা যা করা দরকার সেই সহযোগিতা প্রদান করেন।

৭. নির্দিষ্ট লক্ষ্য এবং কার্যকর কর্মকৌশল ঠিক করা

একজন ম্যানেজার যদি ঠিক ভাবে না-ই জানেন তিনি কী করতে চান, তাহলে তিনি কখনোই সফলতা পাবেন না। একজন ম্যানেজারকে তার লক্ষ্য এবং লক্ষ্য অর্জনের কর্মকৌশল ঠিক করতে হবে। না হলে টিমকে নেতৃত্ব দিতে পারবেন না তিনি। কর্মকৌশল অনুযায়ী একজন দক্ষ ম্যানেজার টিমের সবার মাঝে দায়িত্ব ও কাজ বন্টন করেন।

৮. কাজ সম্পর্কে সঠিক জ্ঞান

একজন ম্যানেজারকে তার কাজ সম্পর্কে সম্যক ধারণা ও কারিগরি জ্ঞান রাখতে হবে। আর এই জ্ঞান ও দক্ষতার কারণে টিমের কাছে তিনি গ্রহণযোগ্য হয়ে ওঠেন। ফলে টিমের বাকি সদস্যরা তার নেতৃত্ব মেনে নিয়ে কাজ করেন।

৯. অন্যান্য টিমের সঙ্গে সমণ্বয় করে কাজ করা

শুধু নিজের টিমের মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকলে চলবে না। প্রতিষ্ঠানের প্রত্যেকটি টিমের সঙ্গে সমন্বয় করে কাজ করতে হয় একজন দক্ষ ম্যানেজারকে। সবার সঙ্গে মিলেমিশে কাজ করলে ম্যানেজারের অভিজ্ঞতা যেমন বাড়ে তেমনি প্রতিষ্ঠানেরও উন্নতি হয়।

১০. সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্ষমতা

বিশ্লেষণী ক্ষমতা উপকারী, কর্মকৌশল গুরুত্বপূর্ণ, কিন্তু একজন দক্ষ ম্যানেজারের জন্য সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্ষমতার কোনো বিকল্প নেই। পরিস্থিতি বিশ্লেষণ করে কর্মকৌশল ঠিক করতে হবে এবং যেকোনো পরিস্থিতিতে সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্ষমতা রাখতে হবে।

H.S.C

• যোগাযোগের মাধ্যমগুলো আলোচনা কর, অফিসিয়াল পত্রের বিভিন্ন অংশগুলো উল্লেখ পূর্বক লেখার পদ্ধতি বর্ণনা কর
• অফিসের রেকর্ড সংরক্ষণ বলতে কী বােঝায়?, “নথিকরণ ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের স্মরণশক্তি- ব্যাখ্যা কর।
• অফিস পরিবেশ নির্বাচন করতে কী বোঝায়?, কোভিড-১৯ পরিস্থিতিতে অফিস পরিবেশ ভাল রাখার উপায় সমূহ আলােচনা কর।
• কীভাবে অফিস সরঞ্জামাদি সংরক্ষণ করতে হয়?, টেলিফোনে কথা বলার সৌজন্যমূলক আচরন সম্পর্কে বর্ণনা কর।
• অফিস ফরম ব্যবহারের উদ্দেশ্য কী, অফিস ফরমের নকশা প্রস্তুতকরণের নিয়মাবলী আলােচনা কর
• অফিস কর্মীর দক্ষতার জন্য কী কী প্রয়ােজন, প্রশিক্ষণের কৌশলগুলাে আলােচনা কর
• অফিসের সংজ্ঞা দাও। “অফিস হলাে যে কোন প্রতিষ্ঠানের স্নায়ু কেন্দ্র“-ব্যাখ্যা কর।
• এইচএসসি ডিপ্লোমা ইন কমার্স অফিস ম্যানেজমেন্ট ও অটোমেশন(১৭১৬) অ্যাসাইনমেন্ট উত্তর
• HSC Vocational Computer Application Assignment Answer
• এইচএসসি ভোকেশনাল কম্পিউটার অ্যাপ্লিকেশন (৮১৪১৪) এসাইনমেন্ট উত্তর