Email লেখার নিয়ম -কিভাবে স্পষ্ট এবং পেশাদার ইমেইল
বর্তমান তথ্য প্রযুক্তির যুগে ইমেইল অথবা ইলেকট্রনিক মেইল এর গুরুত্ব কতটা তা মনে হয় আমার বলার প্রয়োজন নেই। এই পোস্টের Heading ই-মেইল লেখার নিয়ম দেখে আশাকরি বুঝতে পেরেছেন আজকে আমাদের মূল আলোচ্য বিষয় হল – কিভাবে ইমেইল লিখতে হয়।
আজকের ডিজিটাল সময়ে ইমেইল লেখা খুবই জরুরি হয়ে উঠেছে। কারণ খুব অল্প সময়ের মধ্যে যে কোনও জায়গায় ইমেইল বার্তা পাঠানো যায় । তাই আজ আমি এই পোস্টে ইমেল লেখার নিয়ম এবং ইমেল লেখার যে ফর্ম্যাট রয়েছে সে বিষয় গুলো একটা একটা করে ব্যাখ্যা করতে যাচ্ছি।
ইমেইল বা Email যা, Electronic Mail নামে পরিচিত। চিঠিপত্রকে এখন প্রস্তর যুগের সাথে তুলনা করা চলে। তবে যদিওবা কিছু প্রতিষ্ঠানে এখনও ফর্মাল কাজে দরখাস্ত, আবেদন পত্র বা চিঠির প্রচলন রয়েছে।
তাছাড়া বিয়ে বা কোন অনুষ্ঠানের আমন্ত্রন বা নিমন্ত্রনে চিঠির প্রচলন এখনও রয়ে গিয়েছে। তবে এটা সত্যি ধীরে ধীরে এ চিঠি পত্রের ব্যবহার কমে যাচ্ছে। এর প্রধান কারন হিসেবে, সময় ও সীমাবদ্ধতার জন্যই এমনটি হচ্ছে।
কিন্তু আপনি যদি ইমেইল ব্যবহার করে একটি চিঠি বা পত্র লিখুন, সেটি অনেক বেশি সমৃদ্ধ ও সুনিপুন হতে বাধ্য। ইমেইলে আপনি অসংখ্য ছবি মিডিয়া মুহূর্তেই পাঠিয়ে দিতে পারছেন, তাছাড়া সময়ও লাগছে কয়েক সেকেন্ড, কিন্তু বাস্তবে পত্রযোগে দিতে গেলে চিঠির সাথে একগাদা পেন্ড্রাইভ লাগবে। আর সময়ের কথা বাদ ই দিলাম।
চলুন দেখে নিই আমাদের আজকের আর্টিকেলটির বিষয়বস্তু কি কি হতে চলেছে। Email কি? একটি proper email kivabe likhte hoy তা দেখে নিই।
বিষয়বস্তুঃ
- ইমেইল কি?
- ইমেইল কিভাবে কাজ করে?
- ইমেইল ব্যবহারের উপকারীতা
- ইমেইল ব্যবহারের কিছু অসুবিধা
- ইমেইল সার্ভিস প্রোভাইডার
- একটি নিরাপদ ইমেইল সার্ভার বা প্রোভাইডার কিভাবে চুজ করবেন
- ইমেইল একাউন্ট কিভাবে খুলতে হয়
- ইমেইল ব্যবহারের সঠিক নিয়ম
- CC, BCC কি?
- CC কেন ব্যবহার করব?
- BCC কেন ব্যবহার করব?
- Email Subject কিভাবে লিখতে হয়?
- Email Font, Color, Style
- Email Salutation ব্যবহার
- Email Closing বা Email শেষে সম্ভাষন কিভাবে লিখতে হয়?
- Email Signature
- Email Reply অথবা Reply all
- Email Acronyms
- Email Emoticons
- Email Tone এবং Grammar Mistake
- OOO বা Out of Office ব্যবহারের নিয়ম
- Email কিভাবে চেক করতে হয়?
- Professional Email Address কি?
- Email এ কোন মিডিয়া বা ডকুমেন্টস কিভাবে যুক্ত করতে হয়?
- Trash Mail কি? কিভাবে ব্যবহার করতে হয়?
- Email Forward ব্যবহারের সঠিক নিয়ম কি?
- অপ্রয়োজনীয় বা বিরক্তিকর ইমেইল কিভাবে বন্ধ করতে হয়?
- Email Schedule ইমেইলে ব্যবহারের কাজ কি?
- একটি ইমেইল কিভাবে লিখলে মানুষ ধৈর্য্য নিয়ে পড়বে
- Email লিখার জন্য কি কি টুল এর সাহায্য নেয়া যায়?
- Email পাঠিয়ে কাওকে কি কি উপায়ে হ্যাক করা যায়?
- Email Bombing কি?
- গোপনীয়তা রক্ষা করে একটি Confidential Email কিভাবে পাঠাতে হয়?
ইমেইল কি?
◈ইমেইল হচ্ছে ভার্চুয়ালী যোগাযোগের একটি মাধ্যম, যেখানে টেলিকমিউনিকেশন সিস্টেম মেনে কম্পিউটার বা কোন ডিভাইসে লিখিত বা জমাকৃত কোন মেসেজ বা বার্তা পৃথিবীর যেকোন প্রান্তে, যেকোন Electronic ঠিকানায় পাঠানো হয়।
ইমেইলের যে বার্তাগুলো পাঠানো হয়, তা ASCII নামের লিখনে encoded করা থাকে। ইমেইলে যে শুধুমাত্র টাইপকৃত লিখাই পাঠানো হয় এমনটি নয়, চাইলে যেকোন ডিজিটাল কন্টেন্ট যেমন, ছবি, অডিও বা ভিডিও, এমনকি কোন ডিজিটাল ফর্মেটে বানানো নথি বা ফাইল বা ডকুমেন্টস ও পাঠানো যায়।
ইমেইল কিভাবে কাজ করে?
ইমেইল পাঠানোর জন্য একটি ইমেইল প্রোভাইডার এর প্রয়োজন পরে। সে ইমেইল প্রোভাইডারের ইমেইল প্যানেলে আমাদের ইমেইল লিখতে হয়। এর পর আমরা যখন আমাদের নির্দিষ্ট ইমেইল ঠিকানায় (ধরি, ProbochonBlog@gmail.com ) লিখিত ইমেইলটি পাঠিয়ে দিলাম। কাংখিত ইমেইল ঠিকানায় ইমেইল পৌছানোর আগে বেশ কয়েকটি কাজ সম্পন্ন করতে হয়। তবে আমাদের সে চিন্তা করতে হয় না। আমরা যে কোম্পানির বা ইমেইল প্রোভাইডার এর থেকে ইমেইল সার্ভিস নিয়ে সেটি তাদের দায়িত্ব।
✑ প্রোভাইডার আমাদের ইমেইলটি নিয়ে প্রথমে MTA বা Mail Transfer Agent এর সাথে যোগাযোগ করে। এই MTA এর কাজ হচ্ছে আমাদের সমস্ত ইমেইলকে জমা করে রাখা ও যখন আমরা ইমেইল সার্ভিসকে আদেশ করবো আমার ইমেইল টা পাঠিয়ে দাও। তখনই MTA তা পাঠিয়ে দিবে। আমরা যখন ইমেইল ইনবক্সে লগিন করি, তখন MUA বা Mail User Agent সে নির্দিষ্ট ইমেইল প্রোভাইডারের ক্লাউড স্টোরেজ থেকে আমাদের ইমেইল বার্তাগুলো প্রদর্শন করে। আর আমরা যখন কাওকে ইমেইল পাঠাই, তখন MDA বা Mail Delivery Agent সে ইমেইলটি সুনিপুনভাবে পাঠিয়ে দেয়।
✑ আর এই পুরো জটিল বিষয়টিকে হ্যান্ডের করার জন্য আমাদের ইমেইল সার্ভার, একটি চমৎকার প্রটোকলকে ফলো করে, যা SMTP বা Simple Mail Transfer Protocol নামে পরিচিত।
SMTP কে Communication Protocol বলা হয়।বর্তমানে ইমেইল মানেই আমাদের চোখের সামনে GMAIL বা Yahoo Mail বা Outlook, Hotmail এর ডিজাইনটা ভেষে উঠে। তাছাড়া WebMail নামে একটি সিস্টেম আমরা দেখতে পাই, যারা নিজস্ব ডোমেইন কিনে ইমেইল সার্ভার বানায়। এগুলো সব প্রোভাইডাররা Microsoft Exchange কিংবা webmail ব্যবহার করে থাকে।
আরেকটি শব্দের সাথে হয়তো আমরা অনেকেই পরিচিত, POP3 যার কাজই হচ্ছে, সুনির্দিষ্ট সার্ভার থেকে ইমেইলগুলো ডাওনলোড করে আমাদের দেখানো। এটির আরো দুটি কাজ আছে, একটি হলো আমাদের যে email এপটিই ব্যবহার করে থাকি না কেন, সেটি মাঝে সে ডাওনলোডকৃত মেইলগুলো জমা করে রাখা এবং কোন ইমেইলকে যদি মুছে ফেলতে হয় বা মুছে ফেলার পর trash থেকে পুণঃউদ্ধার করতে হয় সেটির দায়িত্বও এই POP3 কে পালন করতে হয়।
তবে IMAP বা Internet Message Access Protocol নামের আরেকটি প্রটোকল এই POP3 আংকেলের সাথে খুব প্রতিযোগীতা চালিয়ে যাচ্ছে। IMAP এ POP3 এর চেয়ে কিছুটা ফিচার বেশি। একাই অনেক কাজ করতে পারে।
ইমেইল ব্যবহারের উপকারীতা
- ইমেইল এর সবচেয়ে বড় উপকারীতা এটি ফ্রি। তবে সবক্ষেত্রে না। যেমন কেউ যদি Goolge Mail বা GMAIL ব্যবহার করে থাকে সেটি ফ্রি। এমন অনেক আছে, যেমনঃ Proton Mail, Yahoo Mail, Microsoft Mail, mail.com, Yandex Mail এরকরকম কয়েকশত। তবে কেউ যদি নিজস্ব ইমেইল সার্ভার বানায় সেটির ক্ষেত্রে সার্ভার খরচ, ডোমেইন খরচ, সিকিউরিটি খরচসহ কিছু আনুসাঙ্গিক খরচ বহন করতে হয়। আবার Yahoo কিংবা Microsoft Mail এর মত অনেক ইমেইল প্রোভাইডার আছে যারা আসলে সম্পূর্ণ ফ্রি নয়। অনেকেই বিজ্ঞাপন প্রদর্শন করে ফ্রি সার্ভিসে। অনেকের পেইড প্যাকেজ ও রয়েছে।
- ইমেইল করে কোন চিঠি বা বার্তা পাঠালে সেটি চোখের নিমিষেই পৌছে যায়। তাছাড়া অনেক সুন্দর করে লিখে ডিজাইন করে, চাইলে ছবি ভিডিও অডিও যুক্ত করে, গুছিয়ে চমৎকারভাবে একটি ইমেইল পাঠানো যায়। আর সবচেয়ে বড় কথা একটি গোছানো সিস্টেমে থাকে। যখন খুশি হিস্টোরিগুলো পর্যালোচনা করা যায়। যোগাযোগে সহজ হয়।
- ইন্টারনেট সংযোগ থাকলে, ইমেইল পৃথিবীর যেকোন প্রান্তে বসেই দেখা যায়, পাঠানো যায়। আপনি যেখানেই থাকুন না কেন, অফিস কিংবা আদালত, বাজার কিংবা বাসায়।
- হার্ডকপির ঝামেলা নেই। মানে কাগজে লিখতে হচ্ছে না। নস্ট হওয়ার চান্স নেই। একটু সিকিউরিটি দিয়ে রাখলে চুরি হওয়ার ভয় নেই। এক্সট্রা খরচ নেই। বাড়তি ঝামেলা নেই। খুবই সিম্পস সহজ আর গোছানো একটি সিস্টেম।
- সিকিউরিটি দিয়ে ঠিকমত এনক্রিপশন ব্যবহার করলে যেকোন গুরুত্বপূর্ণ নথি বা সিক্রেট ফাইল ডকুমেন্টস শেয়ার করা যায়।
ইমেইল ব্যবহারের কিছু অসুবিধা
- যেহেতু ইমেইল সার্ভিসটি অনেকাংশেই ফ্রি। তাই, অতিরিক্ত ইমেইল পাঠালে বা জমা হলে, একটি একটি চেক করা খুবই প্যারাদায়ক হতে পারে। এতে গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল চোখে না পরা একটি স্বাভাবিক ঘটনা।
- ইমেইল বিষয়টা পুরোটাই কম্পোজ করে বা টাইপ করে লিখতে হয়। তাই হাতে লিখা চিঠির যে আর্ট, বা একটা হার্ট টাচিং ব্যাপার থাকে, তা ইলেক্ট্রনিক মেইলে থাকবে না এটাই স্বাভাবিক। তাই যে মনোভাব নিয়ে আমরা আমাদের কোন বন্ধুর ইমেইল পড়ব, ঠিক সে মনোভাব নিয়ে ইলেক্ট্রনিক মেইলটি পড়া নাও হতে পারে।
- যেহেতু ইমেইল পাঠাতে একটি ইমেইল ঠিকানাই যথেষ্ট, তাই যদি কেউ ভূলবসত স্পেল মিসটেক করে পুরোপুরিভাবে একটি ইমেইল পাঠিয়ে দেয়, তা ফিরিয়ে আনা বা উইথড্র করার কোন সিস্টেম নেই।
- ইমেইল একটি ওপেন ফ্রি একটি মাধ্যম। আপনার ইমেইল ঠিকানা কেউ জানলেই সে ইমেইল পাঠাতে পারে। তবে কেউ যদি কোন খারাপ উদ্দেশ্যে ইমেইল পাঠায়, চাইলে সে প্রদত্ত ইমেইলের সাথে ভাইরাস বা কোন ম্যালওয়ার বা ransomware যুক্ত করে দিতে পারে। এতে আপনার ইমেইল ও অন্যান্য একাউন্টের ক্ষতি হতে পারে।
ইমেইল সার্ভিস প্রোভাইডার
বর্তমান সময়ে ইমেইল সার্ভিস প্রভাইডার হিসেবে যেগুলো টপ র্যাংকিংয়ে রয়েছে তার মধ্যে কয়েকটি হলোঃ
❏ ProtonMailProtonMail কে বর্তমানে সবচেয়ে নিরাপদ একটি ইমেইল সার্ভিস প্রোভাইডার হিসেবে ধরা হয়। প্রোটনমেইলের কিছু ফিচারঃ✔ No personal information is required to create an account.✔ end-to-end encryption✔ minimum tracking or logging of personally identifiable information✔ independently audited✔ open-source cryptography✔ zero access architecture✔ SSL secured connections✔ 2 Factor Authentication✔ Free Storage: 20 GB✔ Link: https://protonmail.com/
❏ GmailGmail বা Google Mail পৃথিবীর সবচেয়ে বেশী ব্যবহৃত একটি ইমেইল সার্ভিস প্রোভাইডার। Google এর অসংখ্য ফ্রি সার্ভিসের মধ্যে জিমেইল একটি। জিমেইলে যেসব ফিচার রয়েছেঃ✔ personal information is required to create an account.✔ Gmail can blocks phishing emails automatically.✔ SSL secured connections since 2014✔ end-to-end encryption✔ 2 Factor Authentication✔ logs of activity✔ Gmail encrypt 90% of the emails you have sent or received✔ Free Storage: 15 GB✔ Link: https://mail.google.com/
❏ Outlook✔ personal information is required to create an account.✔ opportunistic TLS to encrypt the connection✔ end-to-end encryption✔ 2 Factor Authentication✔ SSL secured connections✔ Free Storage: 15 GB✔ Link: https://outlook.live.com/
এই তিনটি ছাড়াও রয়েছে, ★ iCloud Mail ✑ Link: https://www.icloud.com/mail★ Yahoo Mail ✑ Link: https://mail.yahoo.com/★ Zoho Mail ✑ Link: https://www.zoho.com/mail/★ Aol Mail ✑ Link: https://mail.aol.com/★ Gmx Mail ✑ Link: https://www.gmx.com/★ Mail.Com ✑ Link: https://www.mail.com/★ Inbox.Com ✑ Link: http://www.inbox.com/★ Unroll.Me ✑ Link: https://unroll.me/★ Email on Deck ✑ Link: https://www.emailondeck.com/★ Temp Mail ✑ Link: https://temp-mail.org/★ Thunderbird Mail ✑ Link: https://www.thunderbird.net/★ Yandex Mail ✑ Link: https://mail.yandex.com/
আমাদের উচিত প্রতিটা ইমেইল সার্ভিস প্রোভাইডারের টার্মস কন্ডিশান, প্রাইভেসি পলিসি পড়ে সেখানে একাউন্ট খোলা উচিত।
একটি নিরাপদ ইমেইল সার্ভার বা প্রোভাইডার কিভাবে চুজ করবেন
প্রথমত নিরাপদ মেইল সার্ভার বলতে আমরা কি বুঝি? আপনার কি মনে? যদি আপনাকেই আমি এই প্রশ্নটা করি, যে একটি সিকিউরড বা নিরাপদ মেইল সার্ভার আপনার কেন লাগবে? কি কি বৈশিষ্ঠ্য থাকলে আপনি নিরাপত্তা বা সেইফ বোধ করবেন? আপনি কি আদৌ আপনার নিরাপত্তা নিয়ে চিন্তিত কি না?আমার ধারণা এখন আপনি এই সেকশনটার মানে বুঝতে পেরেছেন। এত টপ লেভেল ইমেইল প্রোভাইডার আছে। আমি আসলে কোনটা ইউজ করবো? নাকি নিজেই বানিয়ে ইউজ করব? প্রবচন ব্লগের সাজেশন কি এক্ষেত্রে?
আমরা নিরাপত্তাকে এভাবে দেখি, আপনার ব্যক্তিগত ইমেইলগুলো যেন ১০০% সুরক্ষা দিতে পারে এমন কোন মেইল সার্ভিস প্রোভাইডারকেই আমরা নিরাপদ বলবো।এবার আসা যাক ফিচারের দিক দিয়েধরুন আপনার পরিচিত সবাই GMAIL এ ইমেইল আদান প্রদান করে। এখন ব্যাপারটা কিন্তু এই না, যে আপনাকেও GMAIL এই একাউন্ট খুলতে হবে। আপনি চাইলে Outlook এ একাউন্ট খুলতে পারেন। তবে। এখানে একটা ব্যাপার মাথায় রাখা জরুরী, সেটা হলো, জিমেইল আমাদের মেইল সার্ভিস ছাড়াও যত সুবিধা দেয়, Outlook কি সে সুবিধা দেয়? বা জিমেইল এর Google Meet ব্যবহার করতে গেলে আপনাকে GMail একাউন্ট খুলে নিতে হবে। আপনি চাইলেও Outlook দিয়ে তা করতে পারবেন না। তাহলে এখানে outlook বাদ পড়ে যায়। আবার দেখুন GMail বা গুগলকে আপনি কতটা বিশ্বাস করতে চান? একটি জিমেইল খুলার সাথে সাথেই আপনার যাবতীয় গুগল সার্চ একটিভিটি গুলোকে মনিটরিং করে গুগল। তাহলে কি করবেন? Yahoo তে ইমেইল খুলবেন? Yahoo কি আপনার ডেটাকে ১০০ভাগ নিরাপত্তা দিতে পারে? আপনি কি নিশ্চিত? আবার বর্তমানে Proton Mail কে সবচেয়ে সিকিউরড Mail সার্ভিস ধরা হয়। তাহলে কি আপনি Proton Mail এ একাউন্ট খুলবেন? এখানে জেনে রাখা ভালো, Proton Mail এর দুটি সার্ভিস রয়েছে সবচেয়ে পপুলার। একটি হলো VPN Service এবং আরেকটি হলো, Mail Service.
প্রবচন ব্লগের আইটি এক্সপার্টদের মতে, Proton Mail এর End to End Encytion System টা অন্যসব Mail Server থেকে উন্নত এবং আপডেটেড। তাছাড়া গুগল, বিং এর মত User Experience বাড়ানোর মত কোন সার্ভিস Proton Mail দেয় না। যেমন Proton Mail এর সার্চ ইঞ্জিন নেই। তাই একজন ব্যবহারকারীর সেরকম ডেটা বা একটিভিটিকে ট্রেক করে তাদের তেমন একটা লাভ নেই।তবে দিনশেষে বিবেচনা আপনার। আপনার যেখানে Email Account খুলতে সুবিধা সেখানেই খুলবেন। তবে খোলার আগে তাদের Terms Condition আর Privacy Policy পড়ে নিন। তাহলে আপনি নিজেই বুঝতে পারবেন, কে কিরকম সার্ভিস দিবে।
ইমেইল একাউন্ট কিভাবে খুলতে হয়
এটা একটা বাচ্চামি প্রশ্ন হয়ে যায়। একটি ইমেইল একাউন্ট কিভাবে খুলতে হয়। আসলে একটি ইমেইল একাউন্ট খুলতে সময় লাগে সর্বোচ্চ ১মিনিট বা তার ও কম। ইমেইল একাউন্ট খুলতে হলে প্রথমেই আপনাকে জানতে হবে, ইমেইল সার্ভিস দেয় কারা? আমাদের উপরের লিখাগুলো পড়ে থাকলে আশা করি এটা ইতিমধ্যে জানেন যে, ইমেইল সার্ভিস কারা কারা দেয়। এখন, আপনি যে প্রতিষ্ঠান থেকে ইমেইল খুলবেন, তাদের ওয়েবসাইটে চলে যান, সাইন আপ নামের কোন বাটন থাকলে ক্লিক করুন। বাকিটা বুঝে যাবেন।
ইমেইল ব্যবহারের সঠিক নিয়ম
একটি প্রফেশনাল মানের ইমেইল লিখার জন্য আপনাকে অবশ্যই কিছু নিয়ম মেনে লিখতে হবে। চলুন দেখে নেয়া যাক, কি সে নিয়মগুলো
CC, BCC কি?
আমরা জানি To তে আমাদের কাংখিত ইমেইল ঠিকানা দিতে হয়। তবে যদি একই ইমেইল একাধিক কাওকে পাঠানো হয়, তাহলে আমাদের উচিত To এর জায়গায় একাধিক ইমেইল না দিয়ে, CC বা BCC তে দেয়া। এতে করে কিছু সুবিধা পাওয়া যায়। আর ইমেইল লিখার স্মার্ট উপায়গুলোর মধ্যে CC, BCC ব্যবহার করা একটি।
CC কেন ব্যবহার করব?
CC বা Carbon Copy তে যার ইমেইল দিবো, তার কাছে মূল ইমেইলের একটি কপি চলে যাবে। এবং সে ব্যক্তি জানতে পারবে যে মূলত ইমেইলটি পাঠানো হয়েছে অন্য একজনকে এবং সে সেই অন্য একজনের ইমেইল ঠিকানাটিও দেখতে পারবে, কিন্তু একটি কপি বা প্রমাণ রাখার জন্য বা তার কাছেও ইমেইলটির থাকার প্রয়োজন ভেবেই পাঠানো হয়েছে। এবং সে যদি প্রদত্ত ইমেইলটির উত্তর বা reply দেয়, সেটি শুধুমাত্র যে ইমেইল টি পাঠিয়েছে তার কাছেই যাবে।
BCC কেন ব্যবহার করব?
BCC বা Blind Carbon Copy ব্যবহার করে কাওকে ইমেইল পাঠালে, সে বুঝতে পারবে তাকে BCC করে ইমেইল দেয়া হয়েছে, তবে সে দেখতে পারবেনা আর কাকে কাকে সে ইমেইলটি পাঠানো হয়েছে। এবং সে যদি প্রদত্ত ইমেইলটির উত্তর বা reply দেয়, সেটি শুধুমাত্র যে ইমেইল টি পাঠিয়েছে তার কাছেই যাবে।
Email Subject কিভাবে লিখতে হয়?
ইমেইল সাবজেক্ট একটি গুরুত্বপূর্ণ সেকশন
✔ 33% ইমেইল পড়া হবে কি হবে না তা নির্ভর করে একটি প্রপার ইমেইল সাবজেক্টের উপর (Max 4-7Words)
✔ 69% ইমেইলকে স্পাম ফোল্ডারে ঢুকিয়ে দেয়া হয়, যদি প্রপার Subject Line না লিখা হয়
[লেখক: রাকিব হোসেন সজল (বাংলা নিউজ এক্সপ্রেস)]
✔ ৪ থেকে ৭টি শব্দের মাঝে সাবজেক্ট লাইন লিখুন
Email Font, Color, Style
★ Email লিখার সময় ডেফল্ট ফন্ট ব্যবহার করা উত্তম।★ Default কালার, (কালো ফন্ট কালার ইউজ করাই যুক্তিযুক্ত এবং প্রফেশনাল)★ প্রয়োজনে Underline অথবা Bold অথবা Italic Format ব্যবহার করা যায়, তবে তিনটা একসাথে না ইউজ করা উত্তম।★ Hyperlink বা লেখার মাঝে লিংক শেয়ার করলে উল্লেখ করে দেয়া লিংকটি কেন কি কাজে দেয়া হয়েছে।
Email Salutation ব্যবহার
অফিসিয়াল বা আন অফিসিয়াল কাওকে বা কোন প্রতিষ্ঠানকে ইমেইল করলে, প্রপার সম্মোধন দেয়া জরুরী।✔ আন-অফিসিয়ালঃ Hi, Hey, Hello, Howday✔ অফিসিয়ালঃ Hello … Sir/Madam, Dear … Sir/Madam
Email Closing বা Email শেষে সম্ভাষন কিভাবে লিখতে হয়?
ইমেইল শেষ করতে Email Closing ব্যবহার করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ।◇ আন-অফিসিয়ালঃ Thanks, Best, Cheers◇ অফিসিয়ালঃ Sincerely, Your truly, Best regards
Email Signature
ইমেইল শেষ হওয়ার Email Closing এর নিচে নিজের নামে একটি Email Signature লিখা জরুরী।যেমনঃRegards,Rokibul Islam RoniCEO, RokibulRoniwww.rokibulroni.comPhone: 0123456789
“Be happy and spread happiness because the world needs happy people like us!”
Email Reply অথবা Reply all
ইমেইল রিপ্লাই দেয়ার জন্য বুঝে শুনে দেয়া উচিত। reply all ব্যবহার করলে To, বা CC List এর সকলের কাছে আমাদের ইমেইল চলে যাবে। আর reply ব্যবহার করলে যার ইমেইলটি নির্বাচন করে reply এ প্রেস করেছেন, শুধুমাত্র তাকেই reply দেয়া হবে।
[লেখক: রাকিব হোসেন সজল (বাংলা নিউজ এক্সপ্রেস)]
Email Acronyms
Business ইমেইল লিখার জন্য কিছু Acronyms ব্যবহার করলে প্রফেশনাল ইমেইলের ব্যক্তিত্ব বহন করে। আমরা চাইলে এসব Acronyms ইমেইলের সাবজেক্ট লাইনেও ব্যবহার করতে পারবেন। কিছু জনপ্রিয় Email Acronyms গুলো হলোঃ✔ NRN – No Reply Necessary
✔ LET – Leaving Early Today
✔ EOM – End of Message
✔ PRB – Please Reply By
✔ HTH – Hope That Helps
✔ WFH – Working From Home
✔ TLTR – Too Long To Read
✔ TL;DR – Too Long; Didn’t Read
✔ Y/N – Yes or No?
✔ OOO – Out of Office
✔ EOD – End of Day
✔ EOW – End of Week
✔ SFW – Safe For Work
✔ LMK – Let Me Know
✔ IMO – In My Opinion
✔ BTW – By The Way
✔ IDK – I Don’t Know
✔ DFWIW – For What It’s Worth
✔ FYI – For Your Information
✔ TYT – Take Your Time
✔ ASAP – As Soon As Possible
Email Emoticons
ইমেইল লিখার সময় Emoji বা Emoticons ব্যবহার করা Unprofessional. তাছাড়া Exclamation ব্যবহার করাও অনুচিত।
Email Tone এবং Grammar Mistake
ইমেইল লিখার ক্ষেত্রে কখনই এমন কোন শব্দ বা লাইন ইউজ করা উচিত না যা আমাকে গম্ভীর বা রাগান্বিত মনে হয়। তাছাড়া গ্রামারের দিকে নজর দেয়া উচিত। ভুলভাল Word বা Grammar মিসটেক করলে আপনার ইমেইল একটি আনপ্রফেশনাল ইমেইল হিসেবে চিহ্নিত হবে।
OOO বা Out of Office ব্যবহারের নিয়ম
✔ কত সময় আপনি OOO তে থাকবেন✔ একজনকে রেফার করা বা জানিয়ে রাখা যেন আপনি OOO থাকাকালীন আপনার দায়িত্ব কিছুটা হলেও হ্যান্ডেল করতে পারে।✔ ইমেইল সাবজেক্ট লাইনে OOO ব্যবহার করা।
Email কিভাবে চেক করতে হয়?
✎ Team Mate হলেঃ সাথে সাথে বা যত দ্রুত সম্ভব রিপ্লাই করুন।✎ Official Email হলেঃ অফিস আওয়ার বা অফিস চলাকালীন সময়ে রিপ্লাই করুন।✎ বাকিদের ক্ষেত্রেঃ চেষ্টা করুন ২৪ঘন্টার মাঝে রিপ্লাই দেয়ার।
Professional Email Address কি?
ইমেইল ঠিকানা এমন হওয়া উচিৎ, যা পড়েই বুঝে ফেলা ও মনে রাখা যায়। যেমনঃ ProbochonBlog@gmail.comইমেইল ঠিকানায় কোন ডিজিট বা কমপ্লেক্স কোন ক্যারেক্টার ব্যবহার না করা উত্তম, যেমনঃ ratul324243241@gmail.com এটি একটি আনপ্রফেশনাল ইমেইল ঠিকানা।
Email এ কোন মিডিয়া বা ডকুমেন্টস কিভাবে যুক্ত করতে হয়?
ইমেইলে কোন Media বা ডকুমেন্টস যুক্ত করাকে attachment সংযুক্তি বলা হয়। ইমেইলে add attachment নামের বাটনে প্রেস করলেই আমরা এগুলু যুক্ত করতে পারবো। তবে একটি attachment যুক্ত করলে লিখিত আকারেও বলে দেয়া উচিত এই ইমেইলটি সাথে একটি attachment যুক্ত আছে।
Trash Mail কি? কিভাবে ব্যবহার করতে হয়?
যখন কোন ইমেইলকে ডিলেট করা হয়ে, তা Trash Mail এ চলে যায়। একটি নির্দিষ্ট সময় পর সে ট্রাস মেইল অটো মুছে যায়। তবে সে নির্দিষ্ট সময়ের মাঝে আমরা চাইলে সে মুছে ফেলা ইমেইলটি ফিরিয়ে আনতে পারি।
Email Forward ব্যবহারের সঠিক নিয়ম কি?
কোন একটি ইমেইল যখন আপনার ইনবক্সে জমা হবে, তা যদি কাওকে হুবহু পাঠিয়ে দিতে হয়, আমরা Forward ফিচার ব্যবহার করতে পারি।
অপ্রয়োজনীয় বা বিরক্তিকর ইমেইল কিভাবে বন্ধ করতে হয়?
কোন প্রমোশনাল ইমেইল বা ভূয়া ইমেইল যদি বার বার আপনার ইনবক্সে এসে ভরে যায়, আপনি চাইলে ইমেইলটি খোলার পর, তার উপরে বা নিচে Unsubscribe বাটন পাবেন, সেখানে প্রেস করলেই সে নির্দিষ্ট কোম্পানির থেকে ইমেইল আসা বন্ধ হয়ে যাবে। আবার কিছু ইমেইল আছে, যেগুলোতে Unsubscribe অপশন থাকেনা, সেসব ক্ষেত্রে যদি ইমেইলটি ভুয়া মনে হয়, আপনি report to spam বা block ইমেইল করতে পারেন।
Email Schedule ইমেইলে ব্যবহারের কাজ কি?
Schedule ইমেইল ব্যবহারে আপনি ইতিমধ্যে লিখিত কোন ইমেইলকে কোন নির্দিষ্ট সময়ে পাঠানোর জন্য সময় নির্ধারণ করে দিতে পারবেন।
একটি ইমেইল কিভাবে লিখলে মানুষ ধৈর্য্য নিয়ে পড়বে
একটি ইমেইল কখনই বোরিং টাইপের হতে পারবেনা। এমন ভাবে লিখুন যতটুকু দরকার। একগাদা শব্দগুচ্ছ দিয়ে রচনা বানিয়ে ফেললে যে কেউ ধৈর্য্য হারাবে স্বাভাবিক। তাইল ইমেইল হওয়া উচিত শর্ট বা ছোট, গোছানো। যদি বর্ণনামূলক ইমেইল হয়, পয়েন্ট করে, ছোট ছোট প্যারা করে লিখুন। ইমেইলের ভাষা হওয়া উচিত প্রাঞ্জল। সাধারন। চমৎকার এবং আকর্ষনীয়। উচ্চমার্গীয় ভাষা ব্যবহারে বিরত থাকুন।
Email লিখার জন্য কি কি টুল এর সাহায্য নেয়া যায়?
ইংরেজী ইমেইল লিখার জন্য আপনি Grammarly Extension টি ব্যবহার করুন। এটি ফ্রি এবং আপনার গ্রামার ভুলকে ধরিয়ে দিবে। এমনকি আপনার যেকোন ভূলভাল শব্দকেও ধরিয়ে দিবে। Grammarly কে আপনি যেকোন browser এ যুক্ত করতে পারেন। Grammarly ঠিকানাঃ https://www.grammarly.com
Email পাঠিয়ে কাওকে কি কি উপায়ে হ্যাক করা যায়?
✯ ইমেইল পাঠিয়ে আপনার কম্পিউটারে ভাইরাস বা ম্যালওয়ার ইঞ্জেক্ট করে দেয়া সম্ভব। তাছাড়া ইমেইলকে এমন ভাবে লিখা যায়, তার hyperlink বা গুপ্ত ঠিকানা যুক্ত থাকতে পারে, যেখা ক্লিক করলে আপনার ব্রাওজারের কুকি ও সেশন চুরি হওয়ার চান্স থাকে। কিছু ইমেইলে এমন কিছু virus tool যুক্ত করে দেয়া সম্ভব, যা ডাওনলোড করে ওপেন করার সাথে সাথেই আপনার পিসির পোর্ট ওপেন হয়ে যেতে পারে। এতে করে হ্যাকার আপনার কম্পিউটারে অনুঃপ্রবেশ করতে পারে। যেমন কোন PDF বা ছবি বা মিডিয়াকে attachment এ যুক্ত করার আগে সেটিতে ভাইরাস বা ম্যালওয়ার ইঞ্জেক্ট করে দেয়া যেতে পারে। তাই কোন অপরিচিত ইমেইল ওপেন করার আগে নিশ্চিত হয়ে নিন। এছাড়াও বিশ্বস্ত ইমেইল ভিন্ন অন্যকোন ইমেইলের সাথে যুক্ত কোন লিংকে ক্লিক করবেন না। কোন attachment ডাওনলোড করার পর অবশ্যই তা antivirus দিয়ে স্কেন করে নিন।
Email Bombing কি?
ইমেইল বোম্বিং একটি স্বাভাবিক ঘটনা। ধরুন আপনার ইমেইল সবাই জানে। কেউ একজন চাইল, আপনার ইমেইলে একসাথে 1000 ইমেইল পাঠিয়ে আপনাকে বিরক্ত করতে। এটাই ইমেইল বোম্বিং। এ থেকে পরিত্রাণ পাওয়ার সহজ উপায় নেই। তাই যাকে তাকে ইমেইল ঠিকানা দিয়ে বসবেন না।
গোপনীয়তা রক্ষা করে একটি Confidential Email কিভাবে পাঠাতে হয়?
প্রথমেই বলে রাখি, Confidential Email সাধারন মানুষের জন্য এতটা গুরুত্বপূর্ণ নয়। আপনাকে যে এটি মানতেই হবে, তার কোন বাধ্যবোধকতা নেই। ইন্টারনেটে শেয়ারকৃত কোন কিছুই ১০০ ভাগ নিরাপদ না। তবে আপনি চাইলে সর্বোচ্চ নিরাপত্তা দিয়ে ইমেইল পাঠাতে পারেন। আপনি জানেন যত নিরাপত্তাই দিন না কেন, তা একদিন না একদিন ভেংগে ফেলা সম্ভব। তাই এমন ভাবে Encrytion করুন, যেন, তা খুলতে বা ভাংতে কয়েকশত বছর লেগে যায়। এজন্য আপনাকে একটু আধটু Cryptiography জানা লাগবে। কঠিন কিছুনা। পাব্লিক কি আর প্রাইভেট কি বানাতে জানতে হবে। ব্যবহার জানতে হবে। পরবর্তীতে Encrytion নিয়ে আমরা একটি বিস্তারিত আর্টিকেল লিখবো ইনশাল্লাহ। তবে আপনি যদি মনে করেন, যে আপনি হয়তো Proton Mail সর্বোচ্চ সিকিউরিটি ইউজ করে, নিজস্ব বানানো কোন রকম encryption ছাড়া একটি ইমেইল পাঠিয়ে দিলেন, আর আপনি ভাবছেন আপনি নিরাপদ। ব্যাপারটা কখনই তা পসিবল না। যে ইমেইল প্রভাইডারকে বিশ্বাস করে আপনি ইমেইল পাঠাচ্ছেন, সে যে আপনি Confidentiality বজার রাখবে তার কি গ্যারান্টি? তাই encryption নিজে করুন। এরপর যেভাবে খুশি পাঠান। তবে এটি মেথড সবার জন্য প্রযোজ্য নয়। আপনি যদি মনে করেন, সমাজের খুবই গুরুত্বপূর্ণ একজন কেউ আপনি। তাহলেই কেবল এই সিস্টেমটি মানতে পারেন।
সূত্র/prothomalo, probochon,helpwb
[লেখক: রাকিব হোসেন সজল (বাংলা নিউজ এক্সপ্রেস)]
এখানে সকল প্রকাশ শিক্ষা বিষয় তথ্য ও সাজেশন পেতে আমাদের সাথে থাকুন ।
- শীর্ষ ১০টি সবচেয়ে জনপ্রিয় অ্যানিমে কী কী?, সর্বকালের সেরা ২০টি সবচেয়ে জনপ্রিয় অ্যানিমে
- বৃষ্টির আবহাওয়ায় আমার মোটরসাইকেলের যত্ন
- কিভাবে মরিচা থেকে আপনার মোটরসাইকেলকে রক্ষা করবেন?, বাইকে মরিচা কিভাবে দূর করা যায় ?
- hsc/এইচএসসি যুক্তিবিদ্যা ১ম পত্র সংক্ষিপ্ত সাজেশন, ফাইনাল সাজেশন এইচএসসি যুক্তিবিদ্যা ১ম পত্র, hsc logic 1st paper suggestion 100% common guaranty, special short suggestion hsc suggestion logic 1st paper
- প্রাথমিক শিক্ষক নিয়োগ পরীক্ষার সুপার সাজেশন ও উত্তর, প্রাথমিক শিক্ষক নিয়োগ বিষয়ভিত্তিক সাজেশন,প্রাথমিক শিক্ষক নিয়োগ বিষয়ভিত্তিক প্রস্তুতি, প্রাথমিক শিক্ষক নিয়োগ পরীক্ষার সংক্ষিপ্ত সাজেশন,কম সময়ে প্রাথমিকে শিক্ষক নিয়োগ পরীক্ষার প্রস্তুতি, প্রাথমিকের শিক্ষক নিয়োগে প্রস্তুতি নেবেন যেভাবে
- বিসিএস লিখিত পরীক্ষার প্রস্তুতি বাংলা ইংরেজি গণিত বাংলাদেশ বিষয়াবলি ও আন্তর্জাতিক বিষয়াবলী,বিসিএস লিখিত পরীক্ষার প্রস্তুতি কৌশল
